Atas, transcrições e revisão

Atas, transcrições e revisão

Este guia mostra como acompanhar uma reunião da gravação até a ata final.

1) O caminho de uma reunião

1. a reunião é gravada pelo bot, pelo link informado, ou a gravação é enviada em arquivo;
2. a gravação é transcrita;
3. a ata é gerada a partir da transcrição, ou escrita por partes quando a gravação foi enviada em partes;
4. a equipe revisa e ajusta a ata no editor de documentos;
5. a ata final fica disponível para download em PDF ou DOCX.

2) Onde acompanhar tudo

Clique no card de uma reunião para abrir a janela da reunião. Ela tem as abas:

• Geral: título, descrição, horário, participantes e etapa da reunião;
• Transcrição: a transcrição literal gerada a partir do áudio;
• Ata: o player da gravação, as partes da ata e o editor da ata final;
• Arquivos: os downloads da reunião.

3) Ata por partes

Quando a gravação foi enviada em partes, cada parte tem um transcritor e um revisor:

• o transcritor usa Abrir editor da parte para escrever o texto da parte;
• o revisor confere a parte e usa Aprovar parte ou Devolver para revisão;
• com todas as partes aprovadas, Consolidar ata revisada junta as partes em um único documento;
• Abrir editor da ata abre esse documento em uma janela própria para os ajustes finais.

Usuários com a permissão Editar atas podem fazer esses ajustes, como formatação, listas e imagens.

4) Ata gerada da transcrição

Nas reuniões gravadas pelo bot, a ata é gerada a partir da transcrição. Na aba Ata, use Abrir editor da ata para revisar e editar o documento.

5) Controles de áudio

No topo da aba Ata, o player da gravação tem Voltar 10s, Avançar 10s, reproduzir ou pausar e um botão que troca a velocidade do áudio.

6) Download e consulta posterior

Na aba Arquivos, os grupos são:

• Roteiro: o arquivo de apoio enviado e a sua versão em texto;
• Áudio enviado: a gravação, com Baixar áudio;
• Transcrição: Baixar .txt;
• Ata: Baixar .txt, Baixar .docx e Baixar .pdf.

Um botão fica desativado enquanto o arquivo dele ainda não existe. O PDF da ata vem do documento final salvo no editor.

7) Excluir reuniões com erro ou duplicadas

Quem criou a reunião e tem a permissão Criar reuniões pode excluir a própria reunião. Usuários com perfil administrativo da instituição podem excluir qualquer reunião.

Use Excluir reunião no card quando uma tentativa falhar, ficar duplicada ou não precisar mais existir. A exclusão remove os dados do Proregistro, mas não remove eventos já criados em agendas externas, como o Google Calendar.

8) Boa prática para equipes

Quando houver dúvida entre a transcrição e a ata, use a transcrição e o áudio como referência e corrija o texto no editor da ata.

A transcrição e o rascunho da ata são automáticos, mas a validação final continua sendo da equipe responsável.