Perguntas frequentes

Abra o Proregistro e entre com a conta Google autorizada pela sua instituição. Depois, escolha a instituição em que vai trabalhar.

Sua conta entrou, mas ainda não está ligada a nenhuma instituição. Peça a um administrador da instituição para cadastrar o seu e-mail e confira se você entrou com o mesmo e-mail do cadastro.

Use “Trocar Instituição” no menu lateral. Ele volta para a lista das instituições da sua conta, sem apagar nada.

Use “Sair” no menu lateral, principalmente em um computador compartilhado.

Ela mostra as reuniões ligadas a você, em três blocos: “Reuniões sem transcrição”, “Reuniões para revisar” e “Atas disponíveis”.

“Reuniões” mostra as reuniões que ainda não têm transcrição. “Revisão” mostra as que já têm transcrição e ainda não têm a ata final. “Atas” mostra as que já têm ata disponível.

Os modelos de ata da instituição. Quem tem a permissão “Gerenciar modelos” cria, edita e remove modelos.

As pessoas da instituição e as suas permissões. Quem tem a permissão “Gerenciar usuários” cria, edita e remove usuários.

Os dados da instituição, como endereço, telefone, site e logo. As suas preferências pessoais ficam em “Configurações da conta”.

Toque em “Abrir menu” no topo da tela.

Em “Criar Reunião”, escolha “Criar reunião na plataforma”, “Já tenho o link da reunião” ou “Já tenho a gravação”.

Quando a reunião ainda vai acontecer e você quer que o Proregistro crie o evento, convide os participantes e mande o bot gravar.

Quando a reunião já foi criada fora do Proregistro. Informe o link do Google Meet, como meet.google.com/abc-defg-hij. Como o link não foi criado pela plataforma, o bot pede para entrar na reunião.

Quando a reunião já aconteceu e você tem os arquivos de áudio ou vídeo. Envie uma ou mais partes e escolha um transcritor e um revisor para cada parte.

Não. O roteiro é um arquivo de apoio opcional, como a pauta, e serve de contexto para a ata.

Sim. A pessoa precisa das duas permissões para concluir as duas etapas.

São obrigatórios só quando a reunião é criada na plataforma, porque eles recebem o convite. Nos outros casos, ajudam a encontrar a reunião depois e dão contexto à ata.

Sim, 3 horas. O bot sai ao completar 3 horas de reunião, e as partes de uma gravação enviada podem somar no máximo 3 horas.

Leva da primeira etapa do cadastro para a seguinte, depois de conferir os campos obrigatórios.

Use “Buscar reunião” para procurar no título e na descrição. Para limitar mais, use “Plataforma / tipo”, “Participante”, “Data de”, “Data até” e os horários de início. Os filtros podem ser combinados.

“Agendada”: ainda não começou. “Gravando”: o bot está gravando. “Em transcrição”: a gravação está sendo transcrita. “Em elaboração” e “Em revisão”: a equipe trabalha na ata. “Ata disponível”: a ata final está pronta. “Não realizada”: o bot não encontrou a reunião ou ninguém entrou nela.

Abre a janela da reunião, com as abas “Geral”, “Transcrição”, “Ata” e “Arquivos”.

Não. As listas e a janela aberta se atualizam sozinhas.

Quem criou a reunião e tem a permissão “Criar reuniões” pode excluir a própria reunião. Quem tem “Excluir reuniões” pode excluir qualquer uma. A exclusão não apaga eventos já criados em agendas externas, como o Google Calendar.

Na aba “Ata” da janela da reunião. Ela tem o player da gravação, as partes da ata, quando existem, e o botão “Abrir editor da ata”.

Cada parte de uma gravação enviada tem um transcritor e um revisor. O transcritor usa “Abrir editor da parte”, o revisor usa “Aprovar parte” ou “Devolver para revisão”, e com todas as partes aprovadas alguém com “Editar atas” usa “Consolidar ata revisada”.

Use “Abrir editor da ata” para abrir o documento final em uma janela própria, fazer os ajustes finais e salvar.

No topo da aba “Ata”, use “Voltar 10s”, “Avançar 10s”, reproduzir ou pausar, e o botão que troca a velocidade.

Na aba “Arquivos”: o roteiro, o “Áudio enviado”, a transcrição em “Baixar .txt” e a ata em “Baixar .txt”, “Baixar .docx” e “Baixar .pdf”. Um botão fica desativado enquanto o arquivo ainda não existe.

Os dois vêm do documento final salvo no editor. Use o PDF para compartilhar ou imprimir e o DOCX para editar fora do Proregistro.

Ele aparece enquanto a transcrição ou o rascunho da ata estão sendo gerados automaticamente. O texto automático pode errar nomes, números e termos, então a equipe sempre revisa a ata.

Na aba “Transcrição” da janela da reunião. Ela é a base do trabalho, mas não é a ata final.

É a segurança estimada do reconhecimento de fala. Valores baixos indicam ruído, vozes sobrepostas ou termos difíceis: confira esses trechos com o áudio.

As cores mostram a confiança de cada palavra. Uma palavra destacada não está necessariamente errada, mas merece conferência com o áudio.

Na aba “Usuários”, clique em “Novo Usuário”, preencha “Nome” e “Email”, marque as permissões e clique em “Criar”.

Na linha do usuário, use “Editar usuário” ou “Remover usuário”. A remoção pede confirmação.

Quando a conta foi criada, quando os dados mudaram pela última vez e quando a pessoa entrou pela última vez.

“Criar reuniões”: criar reuniões e excluir as próprias. “Excluir reuniões”: excluir qualquer reunião. “Editar atas”: consolidar e editar a ata final. “Gerenciar modelos”: cuidar dos modelos de ata. “Gerenciar usuários”: cuidar dos usuários. “Editar instituição”: alterar os dados da instituição. “Transcrever segmentos” e “Revisar transcrições”: escrever e revisar as partes atribuídas.

Ver reuniões, atas, transcrições e usuários, baixar os arquivos da reunião e editar o próprio nome.

Sim, mas a pessoa só conclui a etapa depois de receber a permissão.

Em “Configurações da conta”, escolha o “Fuso horário” ou use “Usar fuso local do navegador”.

Em “Configurações da conta”, use o campo “Tema”: “Sempre claro”, “Sempre escuro” ou “Automático”, que segue o seu dispositivo.

Na aba “Configurações”, com a permissão “Editar instituição”. Lá também fica “Alterar logo”.

Em “Configurações da conta”, no bloco “Ambiente”, em “Versão do aplicativo”.

Os botões dependem das suas permissões e da etapa da reunião. Se acha que deveria ter acesso, peça a um administrador para revisar suas permissões.

O botão de ajuda no canto da tela abre esta documentação. Para falar com a equipe, use a página “Contato”.