Passo a passo completo

Como usar o Proregistro do início ao fim

Este guia mostra, em ordem, como usar a plataforma no dia a dia.

1) Login e entrada na instituição

1. Abra o Proregistro e entre com a conta Google autorizada pela sua instituição.
2. Depois do login, escolha a instituição na tela de seleção.
3. Se você tiver mais de uma instituição, confirme se entrou na correta.

Se nenhuma instituição aparecer, peça ao administrador para vincular sua conta.

2) Entendendo o menu principal

• Você: visão pessoal das suas reuniões.
• Reuniões: reuniões sem transcrição disponível.
• Revisão: reuniões com transcrição e sem ata consolidada.
• Atas: reuniões com ata consolidada.
• Usuários: gestão de usuários e permissões (quando permitido).
• Configurações: dados pessoais e dados da instituição.

3) Como criar uma reunião

Clique em Criar Reunião no menu lateral e escolha um dos três fluxos.

Fluxo A: Criar reunião na plataforma

Use quando você quer que o sistema organize o evento para você.

Preencha:

• Título
• Descrição
• Plataforma (Google Meet ou Microsoft Teams)
• Data e horário
• Fuso horário
• Participantes

Depois, clique em Criar Reunião.

Fluxo B: Já tenho o link da reunião

Use quando a reunião já existe e você quer processar dentro do Proregistro.

Na etapa obrigatória, preencha:

• Título
• Descrição
• Link da reunião
• Transcritor da reunião
• Revisor da reunião

Formato aceito para o link:

meet.google.com/abc-defg-hij
https://meet.google.com/abc-defg-hij

Importante: como esse link foi fornecido manualmente, o bot vai pedir permissão para entrar na reunião. No fluxo em que a plataforma cria a reunião, esse acesso acontece automaticamente.

Na etapa opcional, você pode informar:

• Data e horário
• Fuso horário
• Participantes

Finalize em Criar Reunião.

Fluxo C: Já tenho a gravação

Use para enviar uma ou mais partes de áudio ou vídeo já organizadas pela sua equipe.

1. Envie cada parte da gravação no bloco correspondente.
2. Em cada parte, escolha um transcritor e um revisor.
3. Se precisar de mais partes, use Adicionar parte.
4. Avance para completar os dados opcionais.
5. Se quiser, envie um roteiro e informe título, descrição e horário.
6. Clique em Criar Reunião.

Limites atuais:

• uma reunião agendada ou com link pode durar no máximo 3 horas: o bot sai ao completar 3 horas e a gravação termina;
• as partes de uma gravação enviada por arquivo podem somar no máximo 3 horas.

4) Acompanhando reuniões criadas

Use Buscar reunião para filtrar por termos.

Cada card mostra a etapa da reunião:

• Agendada: a reunião ainda não começou.
• Gravando: o bot está gravando a reunião.
• Em transcrição: a gravação está sendo transcrita.
• Em elaboração e Em revisão: a equipe trabalha na ata.
• Ata disponível: a ata final está pronta.
• Não realizada: o bot não encontrou a reunião ou ninguém entrou nela.

Ao clicar no card, a janela da reunião abre com as abas Geral, Transcrição, Ata e Arquivos.

5) Elaboração e consolidação da ata

Na aba Revisão, abra a reunião e use a aba Ata da janela da reunião.

• Quando a gravação foi enviada em partes, abra cada parte e use Abrir editor da parte para escrever o texto.
• O revisor confere a parte e usa Aprovar parte ou Devolver para revisão.
• Com todas as partes aprovadas, clique em Consolidar ata revisada: as partes viram um único documento.
• Nas outras reuniões, a ata é gerada a partir da transcrição, sem partes.
• Em todos os casos, Abrir editor da ata abre o documento final em uma janela própria para os ajustes finais.
• No topo da aba, o player da gravação tem Voltar 10s, Avançar 10s, reproduzir ou pausar e a velocidade do áudio.
• Quando a ata final fica pronta, a reunião passa a aparecer na aba Atas.

Quando uma reunião foi criada por engano, falhou no processamento ou ficou duplicada, use a ação Excluir reunião no card. Criadores podem excluir as próprias reuniões quando têm permissão Criar reuniões; perfis administrativos podem excluir qualquer reunião. Eventos já criados em agendas externas, como Google Calendar, continuam existindo fora do Proregistro.

6) Visualização e download

Na aba Arquivos da janela da reunião:

• no grupo da ata, use Baixar .pdf ou Baixar .docx;
• no grupo da transcrição, use Baixar .txt;
• use o PDF para compartilhar ou imprimir e o DOCX quando precisar manter o arquivo editável.

O PDF e o DOCX da ata vêm do documento final salvo no editor da ata.

7) Leitura da transcrição

Abra a aba Transcrição da janela da reunião para conferir:

• falantes identificados;
• trechos por tempo;
• confiança média da transcrição.

Se houver dúvida em algum trecho, compare com o contexto da reunião antes de consolidar a ata.